основи на ERP системите

В настоящия материал се разглеждат основите на ERP системите. Също така се представя основното приложение на ERP системите и кратък наръчник за това кога бизнесът се нуждае от такъв софтуер. В материала е използван и текст, заимстван от други интернет страници - източник на информация за ERP системите.

Основата на ERP (Enterprise Resource Planning) системите е интеграция на всички данни и процеси в обща, унифицирана платформа. Типичната ERP система използва множество компоненти (софтуер, модули и/или хардуер) за да постигне необходимата интеграция на данните с които една организация работи. Основна съставна част на повечето ERP системи е обща база от данни за всички процеси. Тя съдържа операциите, структурите и описание на процесите в предприятието. Стандартно всички модули съхраняват данните си в тази база и информацията има цялостен вид за функционирането на предприятието.

Терминът ERP се е появил за да идентифицира системи, които са предназначени за управляват, планират и оптимизират ресурсите на предприятието. В първоначален вид тези системи са били използвани основно за следене на производството, но с течение на времето са разширили своите функции и обхващат почти всеки процес в модерното предприятие, без значение от вида и дейността. За да бъде причислена една система като ERP тя трябва да може да извършва автоматизация на две или повече отделни отчетни системи, например наличности, производство, финанси, бюджетиране и други. В съвременните системи понятието ERP се разпростира върху цялостната система за фирмено управление, състояща се от основни модули, като: Производство, Доставки, Финанси, Продажби, Човешки ресурси, Управление на наличностите, Контрол на решенията, Управление на документите и Логистика.

Разлики между ERP системата и счетоводния софтуер

Всяка ERP система се изгражда на базата на извършваните дейности в организацията и повтаря структурата на предприятието. В ERP системата не се дефинират самостоятелни и необвързани звена, например складова наличност, която не е отразена в счетоводния отдел или счетоводна отчетност, която служи само за официални нужди и не представлява реалната дейност на предприятието. При ERP системите почти отсъстват елементарните счетоводни операции (дебит и кредит на сметка) и те са заменени от потоци от финансови данни, които се обработват глобално. Едновременно с това, чрез ERP системата се следят всички показатели на предприятието, например разходи за закупуване на стока, складови наличности, парични потоци. Това се извършва глобално и е част от една система, докато при класическия счетоводен софтуер всеки процес се следи от различно звено (понякога дори и от различни отдели – счетоводство, човешки ресурси, производство, планиране и други) и данните се обединяват на ниво аналитични справки.

Предимства от използването на ERP системата

Предимствата от използване на ERP система са много и ефектът в предприятието е силно положителен. Като цяло могат да се изброят следните ключови предимства:
Планиране на ресурсите и дейностите;
Пълен контрол върху всички звена на предприятието;
Унифициране на процеса на управление и по-лесно вземане на решения;
Едновременно следене на всички фактори от бизнес-процесите, без опасност да се „забрави” някой важен елемент, например дали има достатъчно финансови средства;
Възможности за анализ на резултатите и постигане на най-добрата бизнес практика;
Управление на бизнес цикъла на работа – постъпления и плащания, складови наличности, приходи и разходи, печалба;

Внедряване на ERP система

Внедряването на реална ERP система преминава през няколко етапа:

Консултиране по внедряване на ERP система

Консултиране по внедряване на системата включва базов анализ на потребностите на клиентите и тяхната дейност, както и оценка за възможностите на системата за работа в предприятието и нейния икономически ефект за клиента. При консултирането се прави план за изпълнение на реалната работа за адаптация на системата и необходимия набор от функционални модули.

Проучване и проектиране

Етапът на проучване и проектиране на системата включва анализ на бизнес процесите в предприятието и подбор на модулите за работа в реални условия при конкретния клиент. Проучването се извършва на базата на реалните дейности на предприятието и е процес с участието на двете страни за детайлно описание на всички процеси. Специалист по ERP системите предлага оптимизация на процеса на работа и прави план за подобряване на организацията на предприятието.

Адаптиране на системата за конкретен клиент

Адаптиране на системата за конкретен клиент е процесът на персонализиране, разрешаване на достъп до модулите за всяко работно място и създаване на връзките между различните отдели и звена на предприятието. В този момент може да се направи и промяна на системата, така, че тя да отговаря на конкретните нужди на клиента. При процеса на адаптация се изграждат документите, връзките между тях и се добавят всички реквизити на системата, които са необходими на клиента. В този момент се променят документите, за да съдържат фирмените реквизити, персонални отчети, специфични полета или други индивидуални модификации. Процесът завършва с обучение на служителите и реално въвеждане на данните за предприятието.

Поддръжка на системата

Поддръжката на системата гарантира нейната работоспособност, осъвременяване и промени в зависимост от изменящите се нормативна база или правила на бизнеса. Поддръжката включва подмяна на компоненти или цели модули, добавяне на нови функции или изменение на съществуващи такива по начин, който гарантира най-ефективната работа на цялата система. Поддръжката е постоянен фактор за развитие и това обезпечава нейната дългосрочна приложимост в предприятието.